Координатор поездок / офис-менеджер (документы, оплаты, перевозчики)

КРАСКИ.ДЕТИ — туроператор школьных поездок, 12 лет на рынке, около 400 групп в год по Краснодарскому краю и всей России. Мы сами делаем свои IT-системы и автоматизируем рутину.

Ищем человека, у которого в руках будет «после продажи»: менеджер договорился с учителем — дальше всё до дня выезда ведёте вы. Договор и оплата, бронирование музеев и экскурсий по программе, гостиницы, автобус, билеты, уведомление в ГИБДД. Сейчас это делают все понемногу, и что-то теряется.

Сразу о важном: бухгалтерский и налоговый учёт ведёт бухгалтер. Отчётность, налоги, госорганы — не ваша зона.

Как выглядит обычный день

• Учитель написал «бронируем» — вы выставляете договор и счёт, подтверждаете дату, автобус или поезд.
• Пришла предоплата — вносите её в систему в тот же день, прикрепляете подтверждение.
• По дальнему туру идёт программа на 3 дня: 20 объектов — Кремль, Эрмитаж, музей, теплоход, гид, обеды. Каждый бронируете на дату и время под размер группы, получаете счёт, оплачиваете, вносите расход, отмечаете «подтверждено».
• Перевозчик или гостиница прислали счёт — оплачиваете, вносите расход, проверяете, что не заплатили дважды и что сумма как в расчёте.
• До выезда 5 дней — запрашиваете списки детей и приказ, проверяете комплект, подаёте уведомление в ГИБДД, передаёте документы перевозчику и гиду.
• Учитель спрашивает «во сколько выезд и где обед?» — отвечаете в MAX по подготовленному маршруту.
• Раз в неделю — вода, канцелярия, мелкие задачи офиса.

Чем предстоит заниматься

• Деньги по поездке: договор и счёт клиенту, контроль предоплат и доплат; оплата музеев, экскурсионных объектов, гидов, гостиниц, хостелов, перевозчиков, обедов; чеки и счета — в системе в день операции; сверка расходов с расчётом, чтобы поездка не ушла в минус.
• Бронирование по программе: каждый объект дальнего тура забронирован на нужные дату, время и число человек, подтверждение получено и зафиксировано. Это самая большая часть работы.
• Документы по поездкам: списки, приказы, согласия, уведомления о перевозке детей, комплект перевозчику, контроль сроков по каждой группе.
• Перевозчики и билеты: запрос автобуса на дату, цена, подтверждение; выкуп ЖД-билетов на группу по спискам.
• Клиенты: переписка по документам и оплате в MAX, ответы на вопросы «что дальше».
• Офис: заказ воды, канцелярии, текущие административные дела — небольшая часть работы.

Что мы будем считать хорошей работой

• Все оплаты и расходы внесены в систему в день платежа, ни одной двойной оплаты.
• За 7 дней до выезда все объекты программы подтверждены, у каждой поездки полный комплект документов.
• Уведомление в ГИБДД подано не позже чем за 3 дня до выезда.
• Клиент получает договор и счёт в день, когда сказал «бронируем».

Кто нам подойдёт

• Внимательны к цифрам и датам, любите, когда всё на месте.
• Доводите дело до конца сами, не ждёте напоминаний.
• Спокойно ведёте 20–30 поездок одновременно, в каждой по десятку объектов.
• Уверенно работаете с таблицами, CRM и мессенджерами, грамотно пишете.
• Опыт с договорами, счетами, оплатами поставщикам, документооборотом, туризмом или логистикой — плюс. Без профильного опыта тоже рассмотрим, если вы внимательны и быстро учитесь.

Условия

• 55 000–65 000 ₽ на руки, оплачиваемая стажировка, ввод в должность с наставником.
• Офис в Краснодаре с видом на Первомайскую рощу, оплачиваемая парковка, обеденная зона.
• Современные CRM и собственные системы: рутину автоматизируем, а не терпим. Если вы скажете «этот процесс можно проще» — сделаем вместе с IT.
• Живая команда: маркетинг, дизайн, IT, менеджеры, которые придумывают путешествия для детей.
• Позиция с перспективой: по мере роста компании это направление станет отдельным отделом.

Порядок подачи уведомлений, шаблоны договоров, контакты объектов и работу в наших системах дадим и обучим за первую неделю. От вас нужны внимательность и привычка доводить до конца.