Обеспечивать четкую организацию делопроизводства в учреждении, координировать деятельность различных участков документационного обеспечения. Обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам. Обеспечивать своевременное рассмотрение и проверку качества оформления документов, предоставляемых для доклада и на подпись руководству учреждения; Обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюцией руководства учреждения. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использованию информации, содержащейся в ней. Осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и работой с документами в структурных подразделениях учреждения. Обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в результате деятельности учреждения, для передачи на государственное хранение. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск. Формировать текущие и перспективные планы работы отдела управления делами, осуществлять контроль и обеспечивать надлежащее исполнение указанных планов, подготавливать информационно-аналитические материалы о ходе и итогах выполнения запланированных мероприятий, представлять проекты планов на утверждение руководству учреждения. Осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях учреждения, оказывать им организационную и методическую помощь. Организовывать обеспечение размножения и копирования документов учреждения. Протоколировать расширенные заседаниях коллегии, совещания учреждения. Осуществлять контроль за деятельностью архива учреждения. Обеспечивать организацию сбора и анализа информации о состоянии дел в подразделениях учреждения по вопросам, входящим в компетенцию отдела управления делами. Принимать участие в подготовке и проведении плановых, внеплановых проверок подразделений учреждения по вопросам документационного обеспечения управления; осуществлять, в рамках компетенции отдела управления делами, анализ результатов проверок; готовить предложения о мерах по устранению причин и условий, способствовавших возникновению недостатков. Осуществлять руководство деятельностью отдела управления делами в период отсутствия начальника отдела.

Квалифицированное планирование работы, грамотный учет мнения коллег, эффективное планирование рабочего времени, владение компьютерной и другой оргтехники, владение необходимым программным обеспечением, систематическое повышение своей квалификации, эффективное сотрудничество с коллегами, работа со служебными документами, адаптация к новой ситуации и принятие новых подходов в решении поставленных задач, работа в системе электронного документооборота.

Государственное и муниципальное управление, Государственное и муниципальное управление

Государственные и муниципальные финансы, Финансист